Najczęstsze błędy we wnioskach o dotacje. Tak firmy tracą pieniądze

4 dni temu 2

Reklama 3 tysiące złotych na miesiąc.

Sylwester Sacharczuk2025-07-23 06:00redaktor Bankier.pl

publikacja
2025-07-23 06:00

Nawet najbardziej ciekawy i innowacyjny projekt polegnie w konkursowych bojach o dofinansowanie, jeśli będą w nim błędy. Które są najczęstsze i jak można ich uniknąć?

Najczęstsze błędy we wnioskach o dotacje. Tak firmy tracą pieniądze

Firmy mają coraz więcej okazji, aby sięgnąć po unijne dotacje. Starając się o nie, trzeba wykazać się dbałością o szczegóły i wystrzegać się błędów - inaczej nasz wniosek wyląduje w koszu. Przedsiębiorcy przygotowujący projekty wciąż popełniają wiele nieprawidłowości. Które są najczęstsze? Odpowiedzi znajdziesz w poniższym zestawieniu. Stworzyliśmy tę listę, opierając się na badaniach dotyczących negatywnych ocen projektów w różnych naborach z dofinansowaniem.

Wniosek niezgodny z założeniami

Po pierwsze – trzeba się upewnić, czy planowany projekt spełnia główne cele konkursu. W innym przypadku wniosek ma nikłe szanse na pieniądze. Przykład: w niedawnym, największym w Polsce konkursie z dotacjami – czyli Ścieżce SMART – aż 90 proc. złożonych projektów z modułem B+R nie spełniło podstawowych kryteriów. Oznacza to, że firmy nie wykazały, że planowane działania mają charakter prac badawczo-rozwojowych lub że doprowadzą do powstania innowacji na poziomie kraju, chociaż był to podstawowy wymóg.

Niestety, autorzy tych wniosków mogą o dotacji tylko pomarzyć - zostały one odrzucone. Aby nie powtórzyć tego błędów, warto pamiętać, że priorytetem jest sprawdzenie założeń konkursu i jak najściślejsze dopasowanie do nich planowanych działań.

Niewystarczająca zdolność finansowa

Mierz siły na zamiary – takie hasło powinno przyświecać przedsiębiorcom starającym się o unijne pieniądze. Tymczasem wyniki naborów pokazują, że firmy często nie mają odpowiednich środków na doprowadzenie przedsięwzięcia do końca oraz – co równie ważne – utrzymanie jego efektów po zakończeniu finansowania.

We wspomnianej Ścieżce SMART aż 60 proc. wniosków zostało odrzuconych, ponieważ składający je przedsiębiorcy mieli niewystarczającą zdolność finansową do realizacji projektu. Częstym błędem są również niewystarczające zasoby kadrowe, zbyt małe do przeprowadzenia przedsięwzięcia. Wiele firm nie dysponuje np. odpowiednim zespołem badawczym.

Zbyt ogólnie napisany projekt

To bolączka znacznej części wnioskodawców – przygotowane przez nich projekty są zbyt ogólne. Brakuje w nich konkretów dotyczących m.in. grupy odbiorców, ich potrzeb, a także szczegółowego opisu produkowanych produktów czy usług. We wniosku należy określić także zasoby: kadrowe, techniczne, prawne i usługi podwykonawców niezbędne do prawidłowej realizacji projektu.

Przedsiębiorcy zbyt ogólnie i nieprecyzyjnie opisują także wyzwania technologiczne i parametry związane z projektem. Opisy planowanych działań często są niejasne lub nieadekwatne do założeń programu. Tymczasem we wniosku wymagana jest precyzja. Im bardziej szczegółowo, tym lepiej. Brak precyzji w opisach zawartych we wniosku sprawia, że eksperci nie mogą odpowiednio ocenić, czy projekt np. ma potencjał innowacyjny i czy jego realizacja przyniesie oczekiwane rezultaty.

Czegoś tu brakuje, czyli niepełna dokumentacja

Jedną z najczęstszych nieprawidłowości jest brak w złożonych dokumentach jednego lub kilku załączników. Zdarza się to nagminnie, bo w niektórych naborach trzeba złożyć ich kilkadziesiąt. Trzeba też pamiętać, aby podpisać je wszystkie we wskazanych miejscach.

Aby nie popełnić błędu, warto przygotować wcześniej listę wszystkich potrzebnych załączników. Trzeba pamiętać o tym, że sporządzenie lub zdobycie niektórych z nich może zająć dużo czasu – tak jest w przypadku pozwoleń lub zgód, np. decyzji środowiskowych.

Przeceniają poziom innowacyjności

Przedsiębiorcy często bardzo wysoko oceniają stworzone przez siebie rozwiązanie. Postrzegają swoje produkty lub usługi jako unikalne. Często wynika to z niewiedzy na temat już istniejących rozwiązań stworzonych przez konkurencję.

Dlatego przed złożeniem wniosku zawsze warto przeprowadzić dogłębną analizę i zbadać, co oferuje rynek i branżowi rywale – zwłaszcza w konkursach, w których wymogiem jest innowacyjność nowych rozwiązań, które potem mają być promowane w innych krajach.

Czy to się opłaci

W 72 proc. wniosków ze Ścieżki SMART zabrakło uzasadnienia opłacalności projektu. Tymczasem jest to bardzo ważny element, bo bez odpowiedniej analizy ekonomicznej trudno będzie ocenić, czy wdrożenie konkretnego rozwiązania faktycznie przyniesie korzyści dla wnioskodawcy, jak i dla rynku.

W tym przypadku również nie obędzie się bez dogłębnego badania. Jeśli w projekcie nie ma argumentów dotyczącej potencjalnych zysków, przewidywanych kosztów czy popytu sprawia, nawet najbardziej ciekawe projekty mogą trafić do kosza z powodu wątpliwości co do ich realnej wartości biznesowej.

Nie spełnia regulacji unijnych

Warto pamiętać o tym, że zarządzająca unijną kasą Komisja Europejska zwraca szczególną uwagę na spełnienie wymagań dotyczących regulacji UE. To oznacza, że kładzie nacisk m.in. na ekologię, zrównoważony rozwój i równość szans. Planowane projekty, w których te aspekty nie będą uwzględnione, mogą mieć nikłe szanse na dofinansowanie.

Oczywiście wiele zależy od charakteru projektu, ale warto sprawdzić w kryteriach konkursu, jakie elementy i działania będą w nim punktowane. Częstym błędem w naborach dotyczących projektów ekologicznych jest nieuwzględnianie przez firmy wpływu przedsięwzięcia na środowisko lub niestosowanie zielonych technologii. Są też konkursy, w których przedsiębiorcy płacą odrzuceniem wniosku za brak odniesienia do zasady równości płci i dostępności nowych rozwiązań dla osób z niepełnosprawnościami.

Źródło: